业财一体化视角下-电商ERP采购模块的设计

本文将深入探讨如何在采购模块的设计中有效体现业财一体化理念，从财务三大报表的基本概念出发，详细解析采购过程中的财务管理关键要素，并分享采购流程设计中应注意的重点，以期为企业提供有价值的参考和指导。

业财一体化的重要性日益凸显,越来越多企业认识到业务运营与财务管理的紧密关联。将业务决策与财务反馈有机结合,能为公司决策层提供准确、全面的指导,从而制定出更优质的商业策略。

作为电商ERP系统的产品经理,我们面临的核心问题是:如何在模块设计中有效体现业财一体化理念?具体而言,我们需要考虑:

1. 如何确保设计既满足业务需求,又实现财务管控?
2. 如何通过系统设计促进业务部门与财务部门的有效协作?
3. 在各个模块中,应该重点关注哪些业财结合点?

我会从采购模块中的几点，来说说我眼中的业财一体化的主题下，采购模块真实碰到的几点。

 

一、财务的三大报表

在文章开头，我想先让大家了解一下，财务的三大报表的概念

 

1. 资产负债表（Balance Sheet）

定义：在某一特定日期，反映企业资产、负债和所有者权益三者之间数量关系的会计报表。

资产负债表就像是一个人的钱包。钱包里有多少钱（资产），欠了别人多少（负债），剩下的就是自己的（所有者权益）。

 

2. 利润表（Income Statement）

定义：反映企业在一定期间内的经营成果，即收入、费用和利润之间的关系的会计报表。

利润表就像是一个人的工资单。收入就是工资，成本就是花销，剩下的就是净收入。

 

3. 现金流量表（Cash Flow Statement）

定义：反映企业在一定期间内现金和现金等价物的流入和流出情况的会计报表。

现金流量表就像是一个人的银行流水。它记录了钱是怎么进账的，怎么花掉的。

简单来说，这三张报表就像是一个人的“三围”，分别反映了企业的“体重”（资产负债表）、“身高”（利润表）和“体能”（现金流量表）。通过这三围，我们可以对一个人的身体状况做出综合判断。同理，通过财务三表，我们可以对一个企业的财务状况做出综合评估。

对ERP系统而言,这三个报表的数据准确性至关重要。当这些基础数据准确无误时,ERP系统便可以在此基础上拓展出丰富的财务分析功能。

 

二、采购模块-财务维度关键信息

在采购过程中，从财务视角看待供应商对账和结算时，有四个关键要素需要特别关注：

 

1. 付款条件

包括付款方式和供应商的结算账期 直接影响企业现金流，合理的账期可以优化资金周转

 

2. 发票类型

如增值税专用发票、普通发票等 影响企业的进项税额抵扣和所得税缴纳

 

3. 预付款

货物或服务交付前支付给供应商的部分款项 金额、比例和结算方式影响企业的资金占用情况

 

4.折扣

包括数量折扣、现金折扣、赠品等价格优惠 直接影响采购成本，进而影响企业利润

这些财务维度的要素相互关联，共同构成了采购财务管理的核心。合理管理这些因素可以优化企业的现金流、税务筹划和成本控制，从而提升整体财务效益。

 

三、采购模块-采购流程设计需要注意的点

在设计采购流程时，我们不仅要满足业务层面的需求，更要考虑到财务层面的精细化管理。

 

1. 采购单单据信息

在我们设计采购单据所需要的字段信息时，除考虑业务相关的字段（商品、数量、价格），还需要考虑财务维度的字段，如税率、付款条件、预算科目。

 

2. 采购单的状态节点

在梳理采购单单据的状态节点时，除常规的采购需求、采购计划审批，还需要增加对应的财务审批，财务人员需要对采购单中的财务维度相关的信息进行核实。

采购单的状态字段不仅需要反映业务进度(如待审批、已下单、已收货),还需包含财务相关状态(如待付款、部分付款、已结算)。

 

3. 采购单与其他单据的关联对应关系。

采购单前会有采购申请、采购需求、采购计划

采购单后会有入库单、退货单

在调研设计采购单与其他单据的ER关系时，需要考虑到发票、付款单、预算单等财务实体建立关联。确保了业务流程和财务流程的紧密集成。

 

四、采购模块-赠品的财务考量

1. 采购中的赠品

在采购时，供应商会送相应的赠品，如果从业财一体的角度，去在设计产品模块时。在采购单明细中，采购的商品和赠品明细分别标识出，赠品可以按照成本为0计入

 

2. 采购入库-逻辑仓入库

在采购入库时，我们会把赠品入库为某个逻辑仓，即赠品为某个逻辑仓，所以在赠品入库时，则

入库到某一个虚拟的仓位，用于区别其为赠品货物。同时也方便后续的财务处理。

 

3. 采购入库-逻辑仓在财务处理中的作用

• 明确成本归属：通过设置逻辑仓，可以清晰地区分赠品与采购商品，便于准确核算成本。
• 简化会计分录：对于赠品的入库、出库等业务，可以通过设置逻辑仓，简化会计分录，提高工作效率。
• 便于进行库存盘点：通过逻辑仓，可以对赠品进行单独盘点，了解赠品的库存情况。

 

五、总结

因为有了业财一体的整体考量，在采购模块的各个环节都需要有对应的流程设置，简化了后续财务对账中成本核算的复杂计费科目，从而达到整个系统的高效。